Guía de respuestas: Legal

Aquí encontrará respuestas concisas a las preguntas operativas y de gestión críticas que los ejecutivos, gerentes y profesionales de organizaciones sin fines de lucro hacen todos los días.

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Tabla de contenido

¿Cómo formamos una organización sin fines de lucro?

Tienes la pasión, el conocimiento y los recursos para empezar. Pero, ¿cómo se establece realmente una organización sin fines de lucro?

Primero, es importante comprender qué es una organización sin fines de lucro desde un punto de vista legal. Una organización sin fines de lucro es simplemente una organización que no distribuye ganancias a los accionistas. Sin embargo, cuando la mayoría de las personas se refieren a organizaciones sin fines de lucro, se refieren a organizaciones reconocidas exentas de impuestos.

Aquí, analizaremos la formación de una organización estructurada como una Corporación de beneficio público sin fines de lucro de California, organizada con fines benéficos y exenta según el Código de Rentas Internas §501©(3) y §23701d del Código de Rentas e Impuestos de California.

Antes de que empieces.

Es importante tener en cuenta que hay muchos pasos que deberá seguir antes de formar legalmente una corporación sin fines de lucro. Si bien es probable que esté ansioso por hacer despegar su esfuerzo caritativo impulsado por la misión, el hecho de no investigar adecuadamente la necesidad de sus programas y servicios, y determinar la viabilidad de la recaudación de fondos, en última instancia, socavará sus esfuerzos.

También es posible que su fase de planificación revele estructuras legales alternativas que se adapten mejor a sus necesidades. Consulte “¿Qué otras estructuras legales existen para las organizaciones sin fines de lucro?” para más información.

Configuración de su estructura legal.

El proceso legal para formar una organización sin fines de lucro comienza con la presentación de la exención de impuestos federales y estatales. A nivel federal, esto se hace a través del Servicio de Impuestos Internos. La presentación ante el estado en el que se encuentra su organización sin fines de lucro se realiza a través del departamento de ingresos de ese estado. Tenga en cuenta que, si bien esta discusión sobre la designación federal se aplica a organizaciones en cualquier parte de los Estados Unidos, cada estado individual también tiene sus propias leyes, así que asegúrese de consultar las leyes estatales específicas antes de comenzar.

Los siguientes pasos lo ayudarán a incorporar una organización sin fines de lucro y obtener una exención de impuestos de la Junta de Impuestos de Franquicias y el Servicio de Impuestos Internos (IRS):

  • Preparar artículos de incorporación y presentarlos ante el Secretario de Estado. Este proceso generalmente demora de 10 a 12 semanas si se presenta por correo y de 2 a 3 semanas si se entrega personalmente en Los Ángeles o Sacramento.
  • Prepare los estatutos de su organización.
  • Solicite un número de identificación de empleador (EIN) con el IRS. Este proceso suele tardar 30 días.
  • En California: Inscríbase en el Registro de Fideicomisos Caritativos del Procurador General de California. Las organizaciones benéficas de California deben registrarse dentro de los 30 días posteriores a la recepción de sus primeros activos.
  • Reclutar una junta directiva y realizar una reunión inicial. En este momento, los directores aceptarán su cargo, adoptarán o ratificarán estatutos, elegirán funcionarios y autorizarán la solicitud de exención de impuestos. También querrá crear cuentas bancarias y completar otros pasos necesarios para comenzar las operaciones.
  • Aplicar al IRS para el reconocimiento de la exención de impuestos federales. Este proceso suele tardar 90 días.
  • Aplicar a la Junta de Impuestos de Franquicia para el reconocimiento de la exención de impuestos estatales. Este proceso suele tardar 90 días.

El proceso legal de incorporar y obtener el estado de exención de impuestos es arduo y requiere mucho tiempo. Los pasos descritos anteriormente indican el tiempo promedio de procesamiento de cada solicitud, suponiendo que los materiales de la solicitud estén completos y que las solicitudes de información adicional se atiendan fácilmente. Independientemente de cuán minucioso sea, sepa que obtener el estatus de organización sin fines de lucro llevará tiempo.

Para ayudarlo a navegar el proceso, es posible que desee contratar a un abogado familiarizado con la ley sin fines de lucro para que lo ayude a preparar y enviar los materiales requeridos. Esto puede ser particularmente beneficioso si desea acelerar su solicitud o si tiene problemas para preparar la documentación requerida.

¿Qué otras estructuras legales existen para las organizaciones sin fines de lucro? ¿Qué pasa con los patrocinadores fiscales?

Durante su fase de planificación, puede determinar que una estructura legal alternativa se adapta mejor a las necesidades de su organización. Además de formar una corporación sin fines de lucro como se describe en “¿Cómo formamos una organización sin fines de lucro?”, existen cuatro alternativas comunes.

  1. Puede formar una asociación no incorporada.
  2. Puede formar una sociedad de responsabilidad limitada.
  3. Puede ser incubado por un patrocinador fiscal.
  4. Puede afiliarse a otra organización sin fines de lucro.

Si bien la ley no requiere que las organizaciones se incorporen para ser elegibles para la exención de impuestos, las asociaciones no incorporadas no pueden ofrecer protección contra la responsabilidad personal a los directores y miembros. Además, si bien puede haber menos requisitos de presentación de informes de las asociaciones no incorporadas, muchas fundaciones no están dispuestas a financiarlas.

Técnicamente hablando, una organización sin fines de lucro puede formarse como una sociedad de responsabilidad limitada o LLC. A partir de 2004, esto es legal en California y las organizaciones calificadas pueden obtener el estado de exención de impuestos. Sin embargo, los requisitos para obtener el estatus federal 501©(3) como LLC frecuentemente descalifican a muchas organizaciones interesadas. Las regulaciones del IRS prohíben a las personas como miembros de la LLC y solo permiten miembros que son organizaciones exentas. En otras palabras, su organización ya tendría que ser un 501 © (3) legalmente reconocido para solicitar el estado de exención de impuestos federales como una LLC.

El patrocinio fiscal es un enfoque que permite que una organización con estatus 501©(3) extienda su estatus legal a otra organización (o iniciativa o proyecto). Muchas de estas organizaciones ofrecen apoyo administrativo y asistencia técnica para ayudar a promover los objetivos de una organización, generalmente a bajo costo. Esta opción brinda la oportunidad de hacer crecer su proyecto de puesta en marcha y aceptar legalmente subvenciones y donaciones sin la burocracia asociada con el establecimiento de una entidad independiente. Una vez que se establece su programa, puede pasar de la incubadora a convertirse en una organización independiente.

La afiliación con una organización sin fines de lucro existente es otra opción que puede estar disponible para usted. Si su misión y objetivos se alinean estrechamente con los de otra organización, la afiliación puede ser una buena elección. Los beneficios potenciales incluyen una fuente lista de clientes, acceso a personal capacitado y un “hogar” para su programa. Al considerar esta opción, debe considerar qué tan bien coinciden los objetivos del afiliado con los de su programa, así como el nivel de autonomía que tendrá su programa u organización dentro de esa estructura. También mire la solidez de las relaciones existentes con la junta, el director y el personal, y el impacto de cualquier arreglo financiero que haga.

Hay muchos otros tipos de organizaciones exentas a nivel federal permitidas por el IRS. Para obtener una lista completa, consulte la Publicación 557 del IRS, Estatus de exención de impuestos para su organización . Al elegir una estructura legal para su organización, se recomienda encarecidamente que consulte con un abogado con experiencia en derecho tributario y corporativo que rige a las organizaciones sin fines de lucro.

También debe saber que hay muchos otros tipos de estructuras híbridas lucrativas y lucrativas/no lucrativas que varían de un estado a otro. Por ejemplo, varios estados permiten la creación de sociedades de responsabilidad limitada de baja rentabilidad, o L3C, para satisfacer las necesidades de las empresas sociales. Otra opción es una Corporación B, que está estructurada para generar beneficios tanto para la sociedad como para los accionistas.

¿Qué formularios debe presentar una organización sin fines de lucro cada año?

Está ocupado iniciando y administrando su organización sin fines de lucro y lo último en lo que quiere pensar es en presentar una solicitud. Pero el IRS y la Junta de Impuestos de Franquicia se toman muy en serio la presentación de declaraciones, por lo que usted también debería hacerlo.

Todas las organizaciones exentas de impuestos deben presentar una declaración o declaraciones federales. En California, todas las organizaciones exentas de impuestos también deben presentar una declaración o declaraciones estatales. Si no lo hace durante tres años consecutivos, la Franchise Tax Board y el IRS revocarán automáticamente su estado de exención de impuestos.

Para los años fiscales que terminan el 31 de diciembre de 2010 o después, las organizaciones exentas que normalmente tienen más de $50,000 en ingresos brutos deben presentar ya sea:

Las organizaciones exentas que normalmente tienen menos de $50,000 en ingresos brutos son elegibles para presentar un Formulario 990-N (tarjeta postal electrónica) o pueden optar por presentar una declaración completa (Formulario 990 o 990-EZ).

Los recibos “normales” se establecen en base a un promedio de tres años. Antes del 31 de diciembre de 2010, el umbral para presentar el 990-N (tarjeta postal electrónica) era ingresos brutos normales de menos de $25,000. Esto significa que hay un período de transición para alcanzar el umbral actual de $50,000. Para obtener ayuda sobre qué formularios presentar, visite el sitio web del IRS .

En el estado de California, los formularios comunes requeridos por las organizaciones exentas de impuestos incluyen:

¿Pueden las organizaciones sin fines de lucro cobrar una tarifa por el servicio?

¡La respuesta corta es sí! De hecho, las actividades generadoras de ingresos pueden ser un componente crítico de su esfuerzo por construir una organización sin fines de lucro sostenible. Muchas organizaciones sin fines de lucro han encontrado formas de crear un flujo de ingresos que fluye de su trabajo programático. Los ejemplos incluyen cuotas de membresía, servicios directos, publicaciones y conferencias y seminarios organizados sin fines de lucro.

La ley no establece límites en las tarifas que puede cobrar, aunque hay varios factores a considerar al establecer la tarifa para un servicio en particular. En primer lugar, el servicio que se ofrece debe estar relacionado con su misión. De lo contrario, los ingresos deben informarse como ingresos comerciales no relacionados.

También debe considerar el entorno en el que se cobra una tarifa. Factores como la disponibilidad de apoyo filantrópico o patrocinio, el costo total del producto o servicio, los precios de mercado para servicios similares y la capacidad de pago de sus electores deben tenerse en cuenta al establecer una tarifa razonable.

Para establecer tarifas por el servicio, siga estos sencillos pasos:

  1. Prioriza tus objetivos al cobrar una tarifa. ¿Por qué necesita cobrar por este producto o servicio en particular?
  2. Determinar el costo unitario del servicio.
  3. Inspeccionar el precio de mercado de bienes y servicios similares. ¿Cuánto cobran sus competidores?
  4. Determinar un porcentaje de los costos a recuperar por medio de las tarifas. ¿Cuánto necesita hacer para cubrir sus costos?
  5. Definir la estructura de tarifas y descuentos. Por ejemplo, ¿ofrecerá descuentos basados en una escala móvil?
  6. Evaluar la reacción del mercado objetivo a la tarifa. Pruebe su precio con sus electores.
  7. Adoptar una política de tarifas. Use esta política para seguir adelante con productos y servicios adicionales.
  8. Desarrollar procedimientos de implementación/cobro.
  9. Evaluar y revisar, según corresponda.

Adaptado de: Cobrar una tarifa justa: una guía para organizaciones sin fines de lucro, por Walter Moreau.

¿Cómo reducimos nuestros riesgos? ¿Qué tipos de seguros necesitamos?

Hacer un buen trabajo en la comunidad no es suficiente protección contra posibles riesgos. Al igual que otras pequeñas empresas, las organizaciones sin fines de lucro deben tener una cobertura de seguro adecuada. Un agente de seguros independiente con experiencia en pólizas para organizaciones sin fines de lucro puede ayudar. Recuerde, a estos agentes solo se les paga en función de la comisión de las pólizas vendidas, por lo que no hay ningún costo asociado con las compras. Pida recomendaciones a colegas del mundo sin fines de lucro o consulte con su abogado.

Un agente o abogado calificado también estará en condiciones de ayudarlo a establecer un programa sólido de administración de riesgos, incluida la identificación de la exposición a pérdidas, las medidas para reducir las pérdidas y el seguro que mejor se adapte a su situación.

En muchos estados, el seguro diseñado para organizaciones sin fines de lucro se ofrece a través de organizaciones comerciales o alianzas que son en sí mismas 501©(3). Tal organización podría proporcionar un recurso local útil para investigar e identificar sus necesidades y opciones.

Dicho esto, es probable que necesite varias pólizas estándar. Estos incluyen responsabilidad general, responsabilidad civil de automóviles, responsabilidad profesional de servicio social y responsabilidad de directores y funcionarios. Dependiendo de su situación, también puede considerar la cobertura para voluntarios.

Otros tipos de cobertura que pueden ser importantes para su organización específica incluyen:

  • Mala praxis profesional.
  • Responsabilidad de automóviles alquilados o no propios (como por el uso de automóviles propiedad de empleados o voluntarios).
  • Conducta sexual inapropiada tanto para la organización como para el presunto empleado o voluntario perpetrador.
  • Accidente de estudiante/voluntario/participante.

¿Necesitamos una política de conflicto de intereses para nuestra junta directiva?

Quiere protegerse contra situaciones de conflicto de intereses en su organización, pero ¿realmente necesita una política para hacerlo? La ley federal no requiere que las organizaciones exentas de impuestos tengan una política de conflicto de intereses. Sin embargo, el IRS lo recomienda enfáticamente. Tal política puede reducir la apariencia de incorrección y ayudar a garantizar que la organización exenta esté realizando negocios de manera consistente con su propósito caritativo.

Es importante tener en cuenta que los conflictos de intereses que involucran a un director no son en sí mismos ilegales o inadecuados. Son, de hecho, bastante comunes. Es la manera en que el director y la junta tratan y revelan el conflicto lo que determina la conveniencia de una decisión o transacción.

Entonces, ¿qué es exactamente un conflicto de intereses? Un conflicto está presente siempre que una transacción tenga el potencial de beneficiar personalmente a un director. Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando un director tiene un empleo, una inversión o una relación familiar con una entidad con la que trata la organización sin fines de lucro.

El deber de un miembro de la junta es actuar de buena fe con respecto a los mejores intereses de la organización exenta, no en el interés personal del miembro de la junta. Esto se denomina “deber de lealtad” en la ley, y los directores están legalmente obligados a cumplirlo.

Dados los riesgos y responsabilidades, se recomienda encarecidamente una política de conflicto de intereses por escrito. Una política explica claramente los procedimientos legales para la divulgación de conflictos de intereses y la aprobación de transacciones en las que un director pueda tener un interés. La junta también puede querer ir más allá de lo que exige la ley y establecer políticas más estrictas, como prohibir las transacciones en las que el director tiene un interés.

Adaptado en parte de: Guidebook for Directors of Nonprofit Organisations, de la American Bar Association.

¿Qué documentos se necesitan para las reuniones de directorio?

¿Qué se debe conservar y por cuánto tiempo? ¿Qué se debe registrar en las actas de la junta?

Como organización exenta, ha estado llevando un libro oficial de la junta. Debe incluir toda la documentación corporativa, como los estatutos, los artículos de incorporación, la política de conflicto de intereses, una plantilla para las actas de las reuniones de la junta, las actas de las reuniones de la junta y los comités, la información de contacto de todos los directores y cualquier otro documento que rija sus operaciones.

¿Cuánto tiempo debe mantener su registro?

El IRS dice que “debe conservar todos sus registros durante el tiempo que sea necesario”. Si bien esto puede parecer una guía bastante imprecisa, es bastante fácil determinar cuánto tiempo podría ser. Los registros financieros, como los libros mayores y las auditorías, deben conservarse durante siete años. Este estándar se deriva de la capacidad del IRS para auditar sus registros en busca de fraude intencional hasta por seis años; el séptimo año es necesario para cubrir los saldos iniciales.

Los registros corporativos, que establecen las decisiones de política, como las actas de la junta, deben conservarse para siempre. El objetivo aquí es presentar un historial completo de la organización, ya que una organización puede necesitar revisar decisiones históricas (por ejemplo, las restricciones impuestas a una donación).

Las actas de las reuniones de la junta y los comités deben llevarse en un libro oficial de la junta y la ley exige que una organización exenta de impuestos las conserve. Todos los miembros de la junta deben recibir copias de las actas y tener acceso a las mismas en cualquier momento.

Lo que debes saber sobre los minutos.

Las actas son el registro permanente de los procedimientos de una junta o reunión de un comité. Deben ser claros, precisos, breves y objetivos. Además de la información básica como la fecha, la hora y el lugar, los nombres de los miembros presentes o ausentes y los resultados de las votaciones, su acta debe incluir:

  • Los nombres de las personas que se abstengan de cualquier voto o que soliciten que su voto sea registrado.
  • Los nombres de los miembros que revelaron un posible conflicto de intereses, la naturaleza del conflicto y la disposición.
  • Una lista de todos los informes y documentos presentados durante la reunión (con copias adjuntas al acta oficial).
  • Un resumen de los puntos significativos planteados durante la discusión.
  • Cualquier compromiso asumido por los funcionarios o cualquier otra persona presente.
  • La hora de la suspensión.
  • La firma del secretario de la reunión.
  • Cuando corresponda, un breve apéndice que muestre las actividades de seguimiento requeridas.

Adaptado de: 10 Minutes to Better Board Meetings, de Planned Parenthood Federation of America.

¿Puede una organización sin fines de lucro cabildear?

En primer lugar, es importante comprender cómo define la ley el cabildeo. El IRS se refiere al cabildeo como “influir en la legislación”. Esto se hace directamente (como al comunicarse directamente con un legislador o su personal para expresar una opinión sobre una legislación específica) o indirectamente (como comunicarse con los miembros, alentar a las audiencias objetivo a contactar a los legisladores o hablar con los medios de comunicación sobre una legislación específica).

Gran parte de la promoción no entra dentro de la definición de cabildeo. Por ejemplo, se permite un 501©(3) para poner a disposición los resultados de una investigación no partidista o discutir ampliamente temas sociales. Una lista completa de actividades permitidas está disponible en la Publicación 557 del IRS .

En términos generales, una organización benéfica de beneficio público 501©(3) no puede hacer que el cabildeo sea una “parte sustancial” de sus actividades. Desafortunadamente, esta declaración es ambigua en el mejor de los casos. En el pasado, los tribunales han determinado que los gastos de más del 5 por ciento del presupuesto, el tiempo y el esfuerzo de una organización son “sustanciales”.

Una prueba mucho más definida se describe en 501 (h) del Código de Rentas Internas. Esto establece límites monetarios específicos en las actividades de cabildeo de una organización y solo cuenta los gastos de cabildeo (dinero y tiempo del personal) para esos límites. En la mayoría de los casos, esto permitirá que una organización participe en más actividades de cabildeo con mayor seguridad de que no pondrá en peligro su estado de exención de impuestos. Para hacerlo, debe presentar el formulario 5768 del IRS dentro del primer año fiscal al que se aplica el formulario.

También es importante tener en cuenta que todas las organizaciones 501©(3) tienen prohibido hacer campaña a favor o en contra de un candidato a un cargo electo.

Las fundaciones privadas tienen absolutamente prohibido hacer lobby. Los acuerdos de subvención generalmente incluirán un lenguaje que indique que la organización receptora acepta no utilizar ninguno de los fondos otorgados para actividades de cabildeo.

¿Cuál es la diferencia entre una actividad comercial 'relacionada' y 'no relacionada'?

Quiere generar más ingresos y está pensando en sus opciones. Antes de comenzar, deberá comprender cómo se perciben sus actividades comerciales desde una perspectiva fiscal.

Cuando una organización sin fines de lucro cobra una tarifa por un servicio o vende un producto como una actividad continua, la ley considera si la actividad o el producto está “relacionado” con la misión de la organización. Si el negocio está “relacionado” con sus propósitos exentos, entonces no incurrirá en impuestos sobre la renta corporativos sobre los ingresos netos de esa actividad comercial (aunque es posible que deba pagar impuestos sobre las ventas y otros).

Asegurarse de que su actividad comercial esté “relacionada” reduce significativamente el riesgo de que su organización pierda su exención de impuestos por llevar a cabo demasiada actividad que no promueve la misión.

Un ejemplo de negocio “relacionado” sería una clínica de salud que cobra a los pacientes un precio reducido por los servicios de salud. Esto promueve su misión de proporcionar servicios de atención médica asequibles.

Si el negocio no está relacionado con los propósitos exentos de la organización, entonces se considera “no relacionado” y el ingreso neto del negocio está sujeto al Impuesto sobre la Renta de Negocios No Relacionados (UBIT). UBIT se aplica cuando el ingreso bruto del negocio no relacionado es de $1,000 o más. Estos se informan y pagan mediante la presentación de un Formulario 990-T , que se requiere además de cualquier otro formulario de declaración de impuestos requerido por la organización exenta. Los estados individuales también pueden tener sus propios requisitos de presentación e impuestos. Por ejemplo, en California, la Junta de Impuestos de Franquicia requiere un Formulario 109 para calcular y pagar impuestos sobre negocios no relacionados.

Tenga en cuenta que existen limitaciones en la cantidad de actividades comerciales no relacionadas en las que puede participar una organización sin fines de lucro. Según las regulaciones del IRS, una organización sin fines de lucro corre el riesgo de perder su exención de impuestos si un negocio no relacionado constituye una parte “sustancial” de las actividades totales de la organización. Si bien la palabra “sustancial” está sujeta a interpretación, si la actividad comercial no relacionada crece hasta el 25 por ciento de la actividad de su organización sin fines de lucro, debe buscar asesoría legal. Una opción para continuar participando en una cantidad sustancial de actividades comerciales no relacionadas es formar una corporación subsidiaria o una compañía de responsabilidad limitada para llevar a cabo el negocio.

¿Aún no sabes si tu actividad está relacionada?

Sepa que el IRS considera que una actividad es “no relacionada” si los tres siguientes están presentes:

  • Es un oficio o negocio (es decir, venta de bienes o servicios).
  • Se lleva a cabo regularmente (a diferencia del lavado de autos ocasional o la venta de pasteles).
  • No está sustancialmente relacionado con promover el propósito exento de la organización.

Esta es una breve descripción de un área que es compleja. Si su organización está llevando a cabo o planea iniciar una empresa comercial, se recomienda encarecidamente el asesoramiento de un asesor legal familiarizado con estas complicadas normas fiscales.

¿El IRS regula cuánto puede pagar una organización sin fines de lucro a sus empleados?

Cuando usted es un administrador o director sin fines de lucro que establece los salarios de sus empleados, es responsable ante muchas partes, y el IRS es una de ellas. Si bien el IRS no regula montos de compensación específicos, requiere que las organizaciones exentas de impuestos limiten los salarios y beneficios de los ejecutivos y el personal a una “compensación razonable”. De hecho, deberá incluir la compensación de los funcionarios, directores, fideicomisarios, empleados clave y otros en su declaración de impuestos federal 990.

Pero, ¿qué es “razonable”? En pocas palabras, “razonable” significa que la cantidad de compensación es aproximada a lo que proporcionaría una organización similar en circunstancias similares. En otras palabras, deberá hacer algunos deberes para comprender la tasa vigente para un puesto en particular.

Como pauta general, todas las organizaciones sin fines de lucro deben estar preparadas para justificar cómo se determinó el monto del salario para cualquier personal o puesto “significativo”. Un salario anual de $ 50,000 además de los beneficios complementarios es un punto de referencia útil para identificar puestos importantes. Además, si se audita, su organización sin fines de lucro deberá mostrar comparables. Para obtener más información, el Center for Nonprofit Management produce una Encuesta anual de compensación y beneficios que puede ser especialmente útil para determinar la compensación adecuada.

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